Données RH :
Le nouveau référentiel CNIL du 2 avril 2026 décrypté pour les OGEC
Le saviez-vous ?
En tant qu’employeur OGEC, vous naviguez entre deux récifs : conserver vos données trop longtemps (risque de sanctions CNIL jusqu’à 20 M€) ou les supprimer trop tôt (perte de preuve aux Prud’hommes). Pour vous aider, la CNIL a publié un nouveau référentiel le 2 avril 2026.
La CNIL impose désormais une séparation claire, qu’elle soit physique ou logique:
- La Base Active 🟢 : Les documents consultés au quotidien par vos services RH (ex: contrat de travail en cours).
- L’Archivage Intermédiaire 📂 : Les dossiers clos, accessibles uniquement par des personnes habilitées pour des raisons juridiques (ex: fin de contrat).
Le référentiel distingue les durées imposées par la loi et les recommandations. Voici les points de vigilance pour votre établissement :
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Casier judiciaire : Ne conservez jamais l’extrait ! Seule une attestation de consultation doit figurer au dossier.
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Preuve numérique : Un document numérisé n’a de valeur légale que s’il respecte le décret n° 2016-1673. À défaut, gardez vos originaux papier.
Ne restez pas dans l’incertitude. La mise à jour de votre Registre des Activités de Traitement (RAT) est la première étape indispensable pour protéger votre OGEC.
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