Tableau de Bord, présentation et retour d’expérience

FIC Expertise, le
Tableau de Bord, présentation et retour d’expérience

« Les comptes annuels ou situations intermédiaires arrivent trop tard dans nos décisions, nous aimerions avoir un suivi régulier qui nous permettent à la fois de contrôler nos dépenses, et d’anticiper l’avenir ».

« Un visu comptable c’est bien, mais nous aimerions suivre également les avancées de nos projets comme la restauration scolaire, nos investissements, le suivi de notre masse salariale et nos consommations énergétiques ».

« Nous aimerions être alertés plus régulièrement en cas de dérapages ou d’insuffisance de suivi et échanger ensemble sur ceci »

Voici les remontées les plus courantes des directeurs lors de nos restitutions de comptes annuels. Nous y avons réfléchi, et parce que vos besoins deviennent nos projets, nous avons donc structuré une offre de tableau de bord spécifique au domaine éducatif.

➡️ Comment ça se passe ?
Nous définissons ensemble vos besoins et votre stratégie, pour définir ensuite les indicateurs sur lesquels un suivi est nécessaire. En fonction des informations, certains indicateurs seront à remontées mensuelles, d’autres trimestrielles ou annuelles.

➡️ Quelle organisation ?
En fonction de votre organisation informatique, nous nous connectons directement sur votre cloud, ou récupérons des sauvegardes de votre logiciel (Charlemagne, Aplon, Agate…) et définissons des dates de remontées auprès de la direction.
En fonction des indicateurs, plusieurs interlocuteurs nous seront nécessaires (pour les relevés de compteurs d’énergie, de copieurs, la mise à jour de la comptabilité) et nous comptons sur vous pour responsabiliser une personne en interne nous permettant de centraliser les informations.

➡️ Quels indicateurs ?
Quelques exemples d’indicateurs, qui restent subjectifs, et qu’il convient d’adapter ensemble à votre établissement

💰 Economique

  • Suivi de trésorerie et comparaison mensuelle par rapport aux années antérieures
  • Situation de trésorerie à long terme et situation par rapport aux réserves financières et au besoin en fonds de roulement (préconisation FNOGEC et besoin mensuel pour régler les dettes court terme)
  • Suivi des dettes familles et de leur évolution mois par mois par rapport aux mêmes périodes des années antérieures
  • Points d’étapes sur des avancées de dépenses en fonction du budget prévisionnel et surveillance accrue

🍽️ Restauration

  • Suivi du nombre de repas consommés et comparaisons par rapports aux années antérieures
  • Suivi de la marge de restauration
  • Aspect qualitatif (suivi du gaspillage, des nombres de repas bio proposés par semaines, de la satisfaction des familles…)

🎒Pédagogique

  • Suivi des sanctions, exclusions, retards, absences, redoublements
  • Suivi des moyennes, résultats aux examens et comparaisons
  • Suivi des recettes relatives à la taxe d’apprentissage, des démarches de prospections mises en place…
  • Suivi des pré-inscriptions et inscriptions pour la rentrée prochaine mois par mois et comparaison

🏫 Immobilier

  • Suivi des budgets de maintenance, d’entretien et d’investissements par rapports aux contrats et budgets prévisionnels établis
  • Suivi des consommations énergétiques

📂 Social

  • Suivi des budgets de masse salariale, de l’évolution mensuelle des nets à payer et ETP si besoin
  • Mesure du bien être au travail (mesure du budget formation au-delà des cotisations obligatoires, absences, arrêts maladies, entretiens individuels réalisés…)

🌿 RSE

  • Suivi des consommations de copieurs, des émissions de CO2
  • Etablissement d’un bilan carbone réalisable par le service RSE dédié de FIC EXPERTISE en sus du tableau de bord

Tout ceci est ensuite l’occasion d’échanger ensemble, pour remonter les indicateurs avant l’arrivée d’éventuelles difficultés si besoin. Pour en savoir plus, téléchargez notre plaquette de présentation et contactez nous pour toute question…


Retour d’expérience
Le dernier trimestre 2020 a été l’occasion pour FIC de mettre en place son tableau de bord dans un OGEC en Picardie (Hauts de France).
A cette occasion, nous avons récupéré les accès au cloud de l’espace Charlemagne pour remonter les premiers indicateurs en novembre aux directions, qui ont axé leur suivi sur le niveau de trésorerie, l’évolution de la marge de restauration, le suivi des charges externes (maintenance, copies et entretien) le niveau des inscriptions par rapport aux mêmes périodes…
Cette première restitution a permis de faire un point d’étape et de réagir immédiatement face à plusieurs inquiétudes, qui ne pouvaient attendre une situation à mi période ou une sortie de comptes annuels.
Ce fut également l’occasion d’échanger sur les perspectives de l’OGEC et le plan d’action à mettre en place pour redresser les indicateurs.
Prochaine restitution prévue en janvier, intégrant le suivi de la masse salariale et un suivi pédagogique (moyennes, absences, sanctions…)