La convocation des associés aux assemblées générales par e-mail, oui c’est possible !

FIC Expertise, le
La convocation des associés aux assemblées générales par e-mail, oui c’est possible !

Pour les SA :

L’envoi des convocations pas mail aux actionnaires des SA est possible, mais une proposition en ce sens doit être soumise aux actionnaires soit par voie postale, soit par voie électronique. Les actionnaires intéressés peuvent donner leur accord par voie postale ou électronique.

En l’absence d’accord de l’actionnaire, au plus tard trente-cinq jours avant la date de la prochaine assemblée générale, la société a recours à un envoi postal pour satisfaire à ses obligations.

Les actionnaires qui ont consenti à l’utilisation de la voie électronique peuvent demander le retour à un envoi postal trente-cinq jours au moins avant la date de l’insertion de l’avis de convocation mentionné à l’article R. 225-67, soit par voie postale, soit par voie électronique.

Pour les SAS :

Dans les SAS, les modalités de convocation aux assemblées générales sont librement fixées dans les statuts de la société

Pour les SARL :

Jusqu’à récemment, la convocation par voie électronique n’était pas autorisée dans les SARL qui avaient l’obligation de recourir à l’envoi des documents par lettre recommandée avec accusé de réception (C. com. Art.R.223-20 al.1).

C’est enfin chose faite dans les SARL grâce à un décret du 18 mai 2015 qui assouplit le mode de convocation des associés et d’envoi des documents préalables, en autorisant, à compter du 1er juin 2015, le recours à la communication électronique.

Aussi, désormais, si une SARL souhaite recourir à la communication électronique en lieu et place d’un envoi postal pour satisfaire à la convocation des associés ou transmission des documents préalables aux assemblées, elle devra en soumettre la proposition aux associés par voie postale ou électronique.

Chaque associé pourra ensuite donner son accord écrit par lettre recommandée ou voie électronique au plus tard 20 jours avant la date de la prochaine assemblée. En l’absence d’accord, la société devra continuer à recourir à un envoi postal.

Enfin, même lorsqu’il a donné son accord pour recevoir sa convocation par email, tout associé peut demander le retour à un envoi postal 20 jours au moins avant la date de l’assemblée suivante.

En l’absence de précisions apportées par ce décret, la question se pose de savoir s’il est possible de recourir à la transmission électronique lorsque les statuts de la SARL (rédigés antérieurement au décret) stipulent que les associés sont convoqués par lettre recommandée.

Cette question peut amener à une réponse positive dans la mesure où l’article L 223-27 du Code de commerce dispose que les modalités de convocation de SARL ne sont pas déterminées par les statuts mais par les dispositions réglementaires (à savoir par l’article R 223-20) et que le Code de commerce ne prévoit pas la possibilité pour les associés d’aménager et de restreindre les règles de convocation.

Afin d’éviter toute difficulté, notamment en cas de nouveau changement de la loi, il est recommandé au rédacteur des statuts de SARL de renvoyer aux dispositions légales et réglementaires concernant les modalités de transmission des convocations et des documents d’information préalables aux assemblées.

 

 

Article R225-63 du Code du Commerce

Décret. n°2015-545, 18 mai 2015