FACTURES PAPIER ET DÉMATÉRIALISATION

FIC Expertise, le
FACTURES PAPIER ET DÉMATÉRIALISATION

Depuis le 30 mars 2017, il est offert la possibilité aux entreprises, associations… de numériser leurs factures “papier”. Cette possibilité concern aussi bien les factures émises (ventes) que les factures reçues (achats).

En cas d’assujettissement à la TVA ou aux impôts commerciaux, quelques conditions impératives doivent être respectées afin d’éviter toute remise en cause:

  • une numérisation garantissant une reproduction à l’identique de l’image et du contenu (y compris dans le cas de fichiers compressés) ;
  • des couleurs reproduites à l’identique, surtout si elles sont « porteuses de sens » (annotations, etc.). Toute déviation du code couleur devra être justifiable. Le traitement d’image est interdit ;
  • l’archivage numérique peut être effectué par l’entreprise ou par un tiers mandaté à cet effet mais, au regard de la TVA, la responsabilité de l’assujetti reste entière concernant la conservation de factures ;
  • l’archivage numérique des factures papier demande une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes et permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation;
  • chaque document numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Il doit comporter :
    • soit un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
    • soit une empreinte numérique ;
    • soit une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile ;
    • soit un dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List- TSL).
  • chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Les factures électroniques, émises ou reçues, doivent être conservées six ans :

  • trois ans sur support informatique
  • puis trois ans sur tout autre support.

Les pièces justificatives autres que les factures ainsi que les documents comptables facultatifs (livres de caisse, d’achat…) peuvent être conservés sur tout support.

Ces documents doivent être stockés six ans minimum, sur le territoire français, sur celui d’un autre Etat membre de l’UE ou sur le territoire d’un pays hors de l’UE (dans ce cas, certaines formalités doivent être respectées)

Votre expert comptable FIC Expertise peut vous accompagner !

Source:

Bulletin officiel des impôts (BOI-CF-COM-10-10-30-10)