La numérisation des factures papier : c’est maintenant permis !

Depuis le 30 mars 2017, les entreprises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée peuvent conserver leurs factures papier sous forme électronique pendant le délai fiscal.

Afin de permettre un contrôle de l’administration fiscale, les livres, registres, documents comptables et pièces justificatives des opérations réalisées par les entreprises doivent, en principe, être conservés pendant 6 ans. À ce titre, les factures qu’elles émettent ou reçoivent doivent normalement être gardées sous leur forme d’origine.

Rappel : Le Code du commerce impose dans son article L123-22 une conservation des documents comptables et des pièces justificatives pendant dix ans, délai qui peut être atteint au niveau fiscal en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…)

Une tolérance existe pour les factures électroniques, qui doivent être conservées sur un support informatique pendant 3 ans, puis sur tout support au choix de l’entreprise pendant les 3 années suivantes.

En revanche, les factures papier ne bénéficiaient d’aucune dérogation jusqu’à présent. Depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent conserver les factures papier sous une forme électronique pendant le délai fiscal de 6 ans sous les conditions de numérisation suivantes :

Modalités de numérisation

Les modalités de numérisation que les entreprises doivent respecter ont été fixées par arrêté.

-          La numérisation doit garantir la reproduction des factures à l’identique, en tant que copie conforme à l’original en image et en contenu.

-          Elle doit reproduire les couleurs à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Aucun dispositif de traitements sur l’image n’est accepté.

-          La numérisation doit également s’opérer sans perte en cas de recours à la compression de fichier.

À noter : chaque fichier numérisé doit être conservé sous format PDF et être horodaté.

Afin de garantir la sécurité et la fiabilité des données, les fichiers issus de la numérisation doivent être validés par :

-          Cachet serveur fondé sur un certificat conforme (au moins au référentiel général de sécurité de niveau une étoile)

-          Ou d’une empreinte numérique

-          Ou d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme (au moins de niveau une étoile au RGS)

-          Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (liste TSL).

Sources :

Art. 16, loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016

Arrêté du 22 mars 2017, JO du 30 mars 2017

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